Vorgangs-Arten und Vorgangs-Adressen
Als Vorgänge verwaltet extra4<gemID> neben dem Verkauf von Edelsteinen auch dem Verkauf vorgelagerte Prozesse, wie Messebeschickung, Außendienstreisen und Kunden-Kommissionen bzw. Auswahlen für Interessenten. All diesen Prozessen gemein ist die Veränderung des Lagerortes eines Stein-Artikels, d.h. die dauerhafte oder befristete Entnahme eines Edelsteins aus dem Hauptlager.
 
Den neuen Lagerort repräsentiert im Programm dessen Adresse, z.B. die des Kunden für einen Verkaufsvorgang oder der Messestandort für eine geplante Messepräsenz. Integriert in die Vorgangsverwaltung ist bei extra4<gemID> deshalb eine Adressverwaltung.
 

Abwicklung von Vorgängen
Welche Vorgänge extra4<gemID> verwalten soll, kann der Anwender selbst festlegen. Aktuell lassen sich 4 verschiedene Vorgangsarten im Programm definieren. Ein konkreter Geschäftsvorgang muss unter seiner Vorgangsart eröffnet werden. Seine regelkonforme Abwicklung gliedert sich dann in drei Abschnitte:

a) Pflege von Vorgängen
Das Beschicken des Vorganges mit Stein-Artikeln, Edelstein-Sets oder bereits komplett gefüllten Containern (Laden) entnimmt diese Objekte dem Hauptlager und ordnet sie dem Vorgang zu. Das Zuweisen von Objekten ist als Umlagerung zu verstehen und wie eine Buchung zu betrachten. Die gebuchten Steine stehen für andere Vorgänge nicht mehr zur Verfügung, sind also geblockt, bis sie verkauft oder wieder zurückgebucht werden.
 

b) Vorgangskontrolle - Bestandskontrolle
Der Artikel-Bestand eines Vorgangs ist jeder Zeit kontrollierbar. Fünf Buchungszustände zeigen im Artikelverzeichnis, wo sich ein Objekt aus dem Hauptlager aktuell befindet:
• verfügbar im Vorgang
• verkauft
• verfügbar in Folgevorgang
• zurück im Hauptlager
• verloren
 
Je nach Vorgangs-Art sind unterschiedliche Frequenzen für die Bestandskontrolle denkbar: einmal bei Verkaufsvorgängen, zweimal bei Kommissionen, bei Messe- und Außendienst-Vorgänge häufiger, z.B. am Ende jedes Tages, für einzelne Container u.U. sogar mehrfach täglich. Das Scannen des eXtra4 Stein-Codes an jedem Artikel macht Überwachung in dieser Form erst möglich. Noch effizienter wird sie durch zusätzlichen Einsatz von RFID.
 

c) Vorgangsabschluss
Erst ein regelkonformer Abschluss eines Vorgangs hebt die Blockierung seiner Lager-Objekte (Artikel, Sets, Container) auf und macht sie für Buchungen wieder zugänglich. Vorgänge, die eine Abnahme des Lagers bewirken, z.B. bei Verkäufen, können pauschal abgeschlossen werden.  
Über den Verbleib jedes Artikels einzeln entschieden wird bei einem selektiven Abschluss. Er ist zwingend notwendig bei Vorgängen, die durch Zubuchen eines Artikels keine unmittelbare Veränderung des Lagers erwirken, z.B. Kommissionen und Messebeschickungen.
 

Das Präsentationsmodul unterstützt Verkaufsaktivitäten von Innendienst und Außendienst. Um unabhängig von einem Internet-Zugang damit arbeiten zu können, haben Außendienst-Rechner immer den aktuellen Datenbestand aufgespielt.
 
Präsentation des Stein-Sortiments
Als Präsentation betrachtet die Software eXtra4<gemID> alles, was der Verkaufsanbahnung dient, jedoch keine direkte Lagerveränderung zur Folge hat, z.B. eine vorbereitende Selektion von Steinen. Sie löst noch keine Buchung aus, sondern ist lediglich als Zusammenfassung von Stein-Artikeln zu verstehen.

Cart sammelt Stein-Auswahl
Für das Zusammenfassen von Stein-Artikeln dient in eXtra4<gemID> der Cart/Einkaufswagen. Der Cart nimmt, vergleichbar mit einer Bestellung, alle Artikel auf, die in engere Wahl gezogen werden.
 

Cart-Anlage unter Adresse
Jede Präsentation hat mit dem Anlegen eines Carts zu beginnen. Dies geschieht grundsätzlich mit Bezug zu Adressdaten eines Kunden/Interessenten. Für das Zuweisen der Adresse bietet eXtra4<gemID> drei Möglichkeiten:
• die Datenübernahme aus dem Kundenstamm
• das manuelles Erfassen der Daten
• das Beifügen als Foto, z.B. einer Visitenkarte

 

 

Schneller Datentransfer per Cart
Der Cart macht Vorgänge von Messen und Außendienst transportfähig - unbürokratisch und schnell. Datentechnisch entspricht der Cart einer kleinen Datenbank. Sie wird per Mail an die Zentrale übermittelt. Dort entsteht aus dem Dateninhalt formal korrekt ein Vorgang. Erst dann werden Buchungen von Stein-Artikeln vorgenommen. Der Cart selbst ist mit keiner Buchung verbunden und kann ohne Abschluss einfach verworfen werden.
 

 

Wichtiger Bestandteil des Präsentationsmoduls ist die Medienverwaltung. Sie organisiert Daten zur Veranschaulichung eines Steins, wie professionelle Fotos, Filme und Dokumente. Diese Dateien sind durch ihr großes Datenvolumen unhandlich im mobilen Einsatz und ungeeignet für den direkten Versand.
 

Web-Space als Mediathek
Um große Datenvolumina handhabbar zu machen, basiert die Media-Verwaltung von eXtra4<gemID> auf einem Web-Space. Er bietet für sämtliche Media-Daten zu jedem einzelnen Stein-Artikel ausreichend Speicher und garantiert Zugriff von überall via Internet.
 
Die Software eXtra4<gemID> stellt das Management der Daten und deren Einbindung in Geschäftsprozesse. Medien in vier verschiedenen Datenformaten können verwaltet werden:
• Bilder (.jpg)
• Web-Anwendungen (.html) mit der entsprechenden URL
• Dokumente (.pdf)
• Video (.mp4)
 

 

          
 

Media verknüpft mit Stein-Artikel
Die Software eXtra4<gemID> hinterlegt Media lediglich mit Dateinamen samt Speicherort beim betreffenden Edelstein im Artikelstamm. Eine Medienliste zu jedem Stein zeigt, welche Dokumente abrufbar sind. Dort können sie per Klick selektiert und zur Betrachtung am Bildschirm aufgerufen werden, z.B. während einer Vorlage in der Zentrale, auf Reisen beim Kunden vor Ort oder während einer Messe.
 

Medienversand via Link per e-Mail
Die schriftliche Präsentation im Angebot unterstützt eXtra4<gemID> über die Medien-Verwaltung mit multimedialen e-Mails. Sie werden aus dem Inhalt eines Carts mit Hilfe des Standard-Mail-Programms vom Anwender generiert. Dabei wird das Angebot nicht als Anhang versandt, sondern erscheint als Body-Text der e-Mail selbst, HTML-formatiert, inklusive Firmen-Logo. Der Mail-Inhalt ist bereits in der Vorschau des e-Mail-Clients sichtbar, ohne umständliches Öffnen eines Anhangs.
 
Eingebundene Dokumente aus der Media-Verwaltung sind per Link den Steinen in den einzelnen Angebotspositionen direkt zugeordnet. Als anklickbarer Link-Text dienen aussagekräftige Begriffe, wie „Video“ oder „Zertifikat“, statt der meist überlangen Cloud-Adresse. Die volle Funktionsfähigkeit des e-Mails samt Links ist auch auf mobilen Geräten gewährleistet.
 

Die Software extra4<gemID> setzt für die Stein-Verwaltung die mehrplatzfähige Client/Server-Datenbank PostgreSQL ein. Sie erlaubt direkte Datenbankzugriffe von beliebig vielen Arbeitsplätzen aus. Für die Administration unterschiedlicher Zugriffsrechte der Anwender hält die Software ein eigenes Tool bereit.
Statt auf dem lokalen Rechner eines Arbeitsplatzes, liegen die Daten auf einem zentral positionierten Rechner, der als Server fungiert. Der Datenbankserver kann entweder auf einem geeigneten, bereits vorhandenen Computer installiert oder auf einem kleinen LINUX-Rechner von eXtra4 bereitstellt werden. 

Software-Konzept bereits für RFID ausgelegt
Als Edelstein-Management-Software erschließt eXtra4<gemID> die Vorzüge RFID-gestützter Systeme über eine Client/Server-Datenbank und die RFID-Lösung von eXtra4. Bereits die Konzeption der Software sieht den Einsatz dieser Technologie von Anfang an vor, denn die traditionelle Organisation von Edelsteinen in Dosen und Containern (Laden) bietet ideale Voraussetzungen für eine RFID-basierte Software-Edition. Die Lancierung einer Pilot-Lösung ist für den Jahreswechsel 2021/2022 geplant. Erste Funktionen und Hardware-Zugriff sind bereits in der aktuellen Version von eXtra4<gemID> berücksichtigt.
 
Bahnbrechende Möglichkeiten für Edelstein-Management
Die Inventur beschleunigt und vereinfacht sich durch RFID enorm: Inventur-Artikel müssen nicht mehr einzeln aufgenommen werden. RFID erfasst Artikel in großen Mengen gleichzeitig. Statt Stück für Stück werden die Daten vom Inhalt eines Behältnisses, z.B. einer Lade oder Vitrine, komplett als Ganzes erhoben. Inventur kann nicht mehr nur jährlich oder täglich durchgeführt werden, sondern findet permanent statt. Es fallen so große Mengen an Daten an (Big Data), dass Auswertungen in jede Richtung denkbar sind: Lokalisierung von Artikeln, Pre-Sales-Statistiken, Monitorig von Warenbewegungen etc.