Individuelle Struktur der Stein-Qualitäten als Basis
Grundlage der Stein-Verwaltungvon mit eXtra4<gemID> ist die Klassifizierung der Edelsteine. Jeder Anwender bildet als Basis für alle weitere Arbeit die Struktur seines Sortiments im Programm ab. Dazu gilt es, sämtliche bei ihm relevanten Steinarten und deren Qualitäten in der Software zu hinterlegen.
 
Bei jeder Stein-Art können mehrere, für sie typische Qualitätsmerkmale definiert werden, wie z.B. Herkunftsland, Farben, Reinheit oder Behandlungsarten. Für die Merkmale wiederum lassen sich in unbeschränkter Menge Ausprägungen anlegen: Für „Farbe“ beispielsweise die Varianten „rot“, „dunkelrot“, „rot-orange“ etc.
 

 

 
Individuelles Stein-Code als Ziel
Weitere Klassifikationskriterien ergeben sich aus Schliff-Art und –Form sowie anderen Verarbeitungsmöglichkeiten. Sind Steinarten und -qualitäten angelegt, werden aus deren Kombination die Steinklassen als Basis für die Preisfindung gebildet. Zusätzlich kann ein Foto als Anhaltspunkt eingefügt werden, um einen Stein leichter seiner Klasse zuzuordnen. In Kombination mit dem Steingewicht in Karat verleiht die Klassifizierung innerhalb der Software eXtra4<gemID> schließlich jedem einzelnen Edelstein über seine individuellen Merkmale einen für ihn eindeutigen Stein-Code.
 

 

 
Rationalisierung durch verschlüsselte Etiketten
Die einzigartige Identität jedes Edelsteins, das Resultat der Klassifizierung, verschlüsselt das Programm eXtra4<gemID> zur Stein-Verwaltung in einen alphanumerischen Stein-Code. Er beinhaltet sowohl Buchstaben wie Ziffern und umfasst maximal 38 Stellen. Dank dieser beträchtlichen Größe kann der Code alle für den Vertrieb eines Edelsteins wichtigen Daten aufnehmen.
 
Das individuelle Stein-Profil dient zur Etikettierung der einzelnen Steine. Es erscheint als Aufdruck in drei verschiedenen Formen auf dem Etikett:
• als sprechender Schlüssel, verständlich für geschultes Verkaufspersonal,
• als maschinenlesbarer Matrix-Code für den Scanner-Einsatz
• als Klartext in Auszügen für das Kundengespräch.
 

 

 

 

 
Etikettengestaltung – viele Daten auf wenig Raum
Erst der Einsatz zweidimensionaler Matrix-Codes erlaubt die Verwendung von Etiketten in einer für branchenübliche Stein-Boxen passenden Größe. Im Gegensatz zu eindimensionalen Barcodes sind sie in der Lage, Datenmengen im erforderlichen Umfang auf kleinstem Raum zu verschlüsseln.
 
Zu Klartext-Angaben auf dem Etikett, wie Stein-Größe, Preis und Preis-Einheit lassen sich für jeden Artikel unterschiedliche Einstellungen treffen. Auch Splitting von Stein-Dosen, Re-Cutting von Steinen und Edelstein-Sets sind bei der Etikettierung berücksichtigt. Der Einsatz von Script-Technologie ermöglicht bei Bedarf eine idividuelle Gestaltung, z.B. den Druck von Logo und Firmenanschrift auf jedem Etikett.
 
Auf der Box und damit direkt am Stein verfügbar, bietet das codierte Etikett zu jeder Zeit und überall Zugriff auf alle verkaufsrelevanten Daten – ganz ohne Verbindung zu einer Datenbank. Per Scanner lassen sich die Daten auslesen und bequem weiterverarbeiten.
 

 

 
Das schnelle Finden von bestimmten Steinen im Gesamt-Sortiment ist wohl die wichtigste Aufgabe einer Stein-Verwaltung. Das Programm eXtra4<gemID> bietet deshalb in einem separaten Fenster effiziente Suchfunktionen.
 
Steine über Qualitäts-Parameter suchen
Für das gezielte Selektieren bestimmter Steine aus dem Steinbestand fokussieren zahlreiche Parameter die Suche auf Steine einer definierten Qualität. Dies geschieht im Rahmen einer SQL-Abfrage. Sie kann für immer wiederkehrende Such-Routinen auch mit allen Parametern gespeichert werden.
 
Für besondere Anforderungen erstellt der eXtra4-Support unabhängig von den im Programm standardmäßig angelegten Parametern eine spezielle SQL-Abfrage, mit der auch hochkomplexe Suchen durchgeführt werden können.
 

 

 

 
Such-Ergebnisse gezielt optimieren und weiterverarbeiten
In der Bildschirm-Liste mit dem SQL-Suchergebnis besteht die Möglichkeit, zur weiteren Eingrenzung Filter zu setzen. Dies geschieht per Volltext-Suche mit Begriffen oder Teilbegriffen und deren Verknüpfung. Die gefilterten Artikel wiederum lassen sich über Gruppierungen in der Ergebnis-Liste übersichtlich darstellen, was den Pool in Frage kommender Steine weiter optimiert.
 
Aus dem engstmöglich umrissenen Suchergebis selektiert der Anwender gewünschte Steine durch Markieren und transferiert die Inhalte des Datensatzes in die Zwischenablage/das Clipboard. Von dort übernimmt die Stein-Verwaltung eXtra4<gemID> die Daten zur weiteren Verarbeitung z.B. für ein Angebot, eine Kunden-Vorlage oder die Messebeschickung.

 

 

 
Professioneller Report-Generator integriert
Für Gestaltung und Druck von Listen auf Basis der angelegten Stein-Datenprofile nutzt die Software eXtra<gemID> den Report-Generator "List&Label". Das eXtra4-Supportteam generiert mit dem professionellen Tool auch hochkomplexe Listen nach Kundenwunsch. So ist es beispielsweise möglich, in der Ausfuhrliste für eine Messe Steinwerte nach Zolltarifen aufzusummieren. Ist das Report-Design in der Stein-Verwaltung hinterlegt, wird zur Nutzung des Listendrucks in eXtra<gemID> auf Seiten des Anwenders keine besondere Expertise benötigt.
 
 
Deutsches Tool mit Bedienkomfort
Als Report-Generator zeichnet sich "List&Label" durch außerdordentlich intuitive Bedienung aus. Das macht den deutschen Marktführer auch interessant für Anwender, die sich persönlich mit dem Report-Generator auseinandersetzen wollen. Sie werden zügig in der Lage sein, Listen nach eigenen Wünschen selbst zu gestalten.
 

 

 
Codierte Etiketten beschleunigen Inventur
Die Etikettierung des gesamten Stein-Sortiments mit dem eindeutig identifizierbarem, maschinenlesbaren Code von eXtra4<gemID> macht sich bei der fiskalischen Inventur besonders vorteilhaft bemerkbar. Sie muss einmal im Jahr für die Erstellung der Bilanz durchgeführt werden. Dabei gilt es, den kompletten Artikelbestand zu einem bestimmten Stichtag zu erfassen. Durch Einsatz eines Scanners, der in Sekundenschnelle jeden einzelnen Stein identifiziert, lässt sich diese Prozedur wesentlich beschleunigen.  
 
Durchführung und Dokumentation
Für die Durchführung mit der Stein-Verwaltung eXtra4<gemID> muß unter dem jeweiligen Stichtag eine neuen Inventur eröffnet werden. Nach dem Erfassen aller Artikel ist sowohl eine positive also auch eine negative Listung möglich, d.h. auch alle nicht erfassten Artikel können ausgewiesen werden. Über den integrierten Report-Generator "List&Label" lässt sich das Ergebnis der Inventur mit individuell konfigurierbaren Ausdrucken dokumentieren.