Liegt noch kein Nummern-System beim Anwender vor, generiert extra4<winIII> bei der Neuanlage eines Artikels über hierarchisch gegliederte Artikelgruppen automatisch eine Artikelnummer. Die Hierarchie der Artikelgruppen will gut durchdacht sein und wird vom Anwender gemäß eigener Strukturen im Programm vorher selbst hinterlegt.
 

Raum für Zusatzinformationen
Die Datenbank von eXtra4<winIII> bietet neben den Artikeldaten für den Etikettendruck zusätzlich Speicherplatz für beliebig lange Memo-Texte, z.B. um Beurteilungen oder weitere Produktbeschreibungen zu vermerken.
Zur schnellen Identifikation eines Artikels lässt sich im Datensatz auch ein kleines Produktbild (Thumbnail) hinterlegen. Soll ein Produkt mit Fotos ausführlicher portraitiert werden, empfiehlt sich, die Zusatzfunktion „Bildverwaltung“ zu verwenden.
 

Einfache Adressverwaltung
Die Etikettendruck-Software extra4<winIII> nutzt ihre integrierte Datenbank auch zur Adressverwaltung. Sie generiert aus eigegebenen Adressdaten Versand-Etiketten. Sind Absenderzeile und weitere Parameter definiert, können Adress-Etiketten einzeln ausdruckt werden.

Jede erfasste Adresse erhält als Suchkriterium einen eindeutigen Adress-Code, z.B. die Kunden- oder Lieferanten-Nummer. Unter diesem Code wird der Datensatz angelegt und der Adressat mit seinen Daten aufgenommen. Eine Kategorisierung erlaubt Adressen nach Lieferanten, Kunden und weitere Kategorien zu sortieren.

 
Die Etikettendruck-Software extra4<winIII> verfügt bei ihrer integrierten, lokalen Datenbank nun über erweiterte Möglichkeiten. Zusätzlich zu den für die Etikettierung notwendigen Angaben können bei bereits angelegten Artikeln Lagerbestände verwaltet und ergänzende Informationen gespeichert werden. Selbst eine Inventur lässt sich mit eXtra4<winIII> durchführen.

Individueller Ausbau der Stammdaten
Die erweiterte Artikelverwaltung von extra4<winIII> ergänzt die Stammdaten um eine Vielzahl individuell anpassbarer Felder. Sie lassen sich z.B. für Angaben zum Einkauf eines Artikels (Preis, Menge, Zeitpunkt, empf. Vk-Preis) nutzen oder für Bewertungen und weitere Beschreibungen.
Als zusätzliches Schlüsselfeld ist die Artikelnummer des Lieferanten angelegt. Artikel werden in der Datenbank jetzt nicht nur unter der eigenen Artikelnummer, sondern auch unter der Artikelnummer des Lieferanten gefunden.
In der Container-Verwaltung des Etikettendruck-Programms eXtra4<winIII> lassen sich die Lagerorte von Artikeln festhalten. Jedes Behältnis, wie z.B. eine Lade oder Display und eine Schublade oder ein Schaufenster erhält als Lagerort einen eindeutigen Container-Code. Diesem Code werden die Artikel als Inhalt zugeordnet. Sie lassen sich so leichter lokalisieren und kontrollieren.
 

Vorteile für Barcode-Nutzer
Gedruckte Barcode-Etiketten aus der Artikelverwaltung von eXtra4<winIII> vereinfachen das Erfassen von Warenbewegungen und die Inventur. Statt Artikelnummern von Hand einzutippen, scannt man den Barcode, gelangt zum Datensatz des Artikels und erfasst dort den Bestand. So können beispielsweise Barcode-Etiketten, die an der Kasse beim Verkauf entfernt wurden, später eingescannt und als Verkäufe verbucht werden.

Besonders effizient lassen sich Einkäufe in der Datenbank hinterlegen, wenn Lieferanten ebenfalls Barcodes verwenden. Hat man die Artikelnummer des Lieferanten als zusätzlichen Suchschlüssel in den Bestandsdaten erfasst, muss man lediglich den Lieferanten-Barcode scannen, um in der Datenbank zum betreffenden Artikel zu springen und schon kann der Wareneingang verbucht werden.
 

Datenauswertung und Inventur
Anwender des Etikettendruck-Programms eXtra4<winIII> können den Datenbestand in ihrer Datenbank für Auswertungen nutzen. Die Software hält Standard-Listen bereit, die Anwender einfach auf ihre individuellen Anforderungen anpassen. Ein Report-Generator erstellt daraus Bildschirmvorschau oder Druck, gibt die Liste aber auch formatiert als PDF- oder XLS-Datei aus.
Die wichtigste Form der Datenauswertung dürfte die Inventur darstellen. Mit Hilfe der Bestandskontrolle lassen sich in der Software eXtra4<winII> leicht zu jedem beliebigen Zeitpunkt aktuelle Artikelmengen erfassen, mit Soll-Beständen vergleichen und Differenzen ermitteln. Anwender rufen den zu kontrollierenden Artikel über seine Artikelnummer auf, im Idealfall per Scanner via Barcode, und verbuchen die gezählte Menge. Integrierte Listen ermöglichen die Ausgabe entsprechender Übersichten, sodass ggf. eine Korrekturbuchung erfolgen kann.
 

 
Die Bild-Verwaltung der Etikettendruck-Software extra4<winIII> ermöglicht das Management mehrerer hochauflösender Bilder eines Artikels. Während bisher lediglich in der Artikelverwaltung ein einziges kleines Bild (Thumbnail) zur schnelleren Identifikation eines Artikels verwendet wurde, nutzt die Bildverwaltung die integrierte Artikel-Datenbank für das Management großer, oft unübersichtlicher Mengen professioneller Fotodokumente. So archiviert, sind Bilddateien leicht durchsuchbar und bequem zugänglich.
 

 
Als Etikettier-Software erschließt eXtra4<winIII> die Vorzüge RFID-gestützter Systeme über die stark erweiterte integrierte Datenbank des Programms und die RFID-Lösung von >> IRYS ™. Die dazu notwendigen Routinen der Software befinden sich noch in Entwicklung. Sie werden den entscheidenden Fortschritt durch RFID erlebbar machen: die Überwachung von Warenbeständen erfolgt nicht mehr statisch, sondern dynamisch. Dies sorgt für bahnbrechende Veränderungen, besonders bei der Inventur:

Inventur-Artikel müssen nicht mehr einzeln aufgenommen werden. RFID erfasst Artikel in großen Mengen gleichzeitig. Statt Stück für Stück werden die Daten vom Inhalt eines Behältnisses, z.B. einer Lade oder Vitrine, komplett als Ganzes erhoben.
Die Inventur beschleunigt und vereinfacht sich durch RFID so sehr, dass sie nicht mehr nur jährlich durchgeführt werden kann, wie bisher, sondern beliebig oft - bei sensiblen Artikeln sogar täglich.
 

 
Etikettendruck aus Fremd-Datenbanken gelingt mit der Software extra4<winIII>. Sie greift direkt auf lokale Datenbestände zu und spielt von dort Daten unmittelbar in das als Erfassungsmaske ausgewählte Etikettenlayout ein.